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이번 기록물 수집 공모는 올해 연중 상시로 진행된다. 그동안 재단의 폐교대학 종합관리에 대한 추진 성과를 확대해 기록물 공백 보완, 다양한 폐교 기록 자원을 확보하기 위해 마련됐다.
공모 대상은 ▲재단에 이관되지 않은 기록물 ▲사료적 가치가 있는 학교사 기록물 ▲폐교 후 청산·파산 과정 중 생산·접수된 청산 기록물 등이다. 법인, 청산인을 포함한 대한민국 국민 누구나 참여할 수 있으며, 문서·도서·사진·동영상 등 모든 유형의 기록물을 제출할 수 있다. 참여 희망자는 폐교대학 종합 관리포털 및 이메일, 재단 방문·우편·팩스를 통해 접수할 수 있으며 원본 기증을 원칙으로 한다.