팁카이브
8편🔐 개인정보 보호
아카이브센터
게시일 2024.12.02  | 최종수정일 2024.12.03

아카이브를 만들기 위해 필요한 팁을 풀어서 알려드리는
팁카이브에 오신 것을 환영합니다. 🧚
 
 

디지털 아카이브에서 개인정보 보호는 단순한 의무를 넘어 신뢰받는 기록물 관리의 기본입니다.
특정인의 이름, 연락처, 주소, 초상권 등 민감한 개인정보가 포함된 기록물을 안전하게 관리하지 않으면 법적 문제가 발생하거나 돌이킬 수 없는 신뢰 손실의 문제로 이어질 수 있습니다.
이번 팁카이브 시간에는 아카이브 실무자가 꼭 알아야 할 개인정보 보호 실천법을 쉽고 간단하게 알려드립니다.

 

 
개인정보는 개인의 권리와 직접적으로 연결되며, 유출 시 법적 문제뿐 아니라 경제적, 정신적 피해를 초래할 수 있습니다. 또한, 아카이브 운영기관이 개인정보 보호를 소홀히 하면 이용자와 협력 기관의 신뢰를 잃게 됩니다. 개인정보 보호는 의무를 넘어 아카이브의 신뢰성과 지속가능성을 높이는 필수 요소입니다!

 
개인정보 보호를 위한 실전 팁!

 

1. 익명화하거나 별칭으로 대체하기

이름, 주소, 연락처와 같은 개인정보, 혹은 공개하기 어려운 정보가 포함된 기록물은 익명화하거나 별칭으로 대체하여 처리합니다. 개인정보 부분을 완전 삭제하거나 마스킹, 모자이크 하는 방법이 있는데요. 간단한 작업으로 아카이브의 안전성을 확보할 수 있습니다.
 
 


2. 기록물 공개(서비스) 전 점검 절차 강화
 
개인정보가 포함된 기록물이 아카이브에 서비스되기 전에 검토 과정을 거쳐야 합니다. 검토 담당자를 지정하고 아카이브에서 보유한 기록물을 정기적으로 점검합니다. 전수조사가 기록관리의 기초작업이 되는 이유이자, 공개재분류같은 기록관리 작업을 계속 해야하는 이유이기도 합니다.

 


3. 아카이브 이용 시, 서약서 작성
 
개인정보가 포함된 기록물을 연구, 혹은 비영리 목적으로 이용하게 되는 경우가 있습니다. 이 경우 개인정보가 포함된 기록물을 열람하거나 다운로드하려는 사용자에게 제한사항이 명시된 서약서 작성을 안내합니다. "자료 이용 시 개인정보보호법을 준수하여 다른 곳에 재배포하지 않겠습니다.", "기록물을 복제하거나 공유할 경우 민감한 개인정보는 삭제하겠습니다." 같이 개인정보보호 가이드라인과 아카이브 정책이 명시된 서약을 받은 뒤 이용을 허락합니다.
 
 
 

4. 정기적인 개인정보보호 및 기록관리 교육
 
아카이브 운영자와 조직의 직원을 대상으로 개인정보보호와 관련된 현행 법규, 부분공개 처리 기술, 기록물 점검 프로세스 등을 정기적으로 교육하거나 매뉴얼을 배포합니다. 정기적인 교육은 개인정보보호와 아카이브 업무에 대한 책임의식 강화에 목적을 두고 있습니다. 


 
신뢰받는 아카이브의 시작
 
담당자의 작은 실천이 안전한 아카이브의 시작이 됩니다. 사소해 보이는 노력이 모여 기록물에 신뢰와 가치를 더해주며, 신뢰받는 아카이브를 만들어갑니다. 아카이브센터와 함께 안전한 아카이브 환경을 만들어봅시다!