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"내가 그의 이름을 불러주기 전에는 그는 다만 하나의 몸짓에 지나지 않았다"
기록물 제목 기술 규칙, 정말 필요할까요? 사실 제목은 기록물의 가장 기본적인 식별정보 입니다. 기록물의 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 도와주고, 검색과 분류 과정에서도 중요한 역할을 합니다. 같은 기록물인데 같은 제목이 정의되지 않은 경우, 버전정보가 제목에 나타나지 않아서 최종 완성본이 무엇인지 찾기 어려운 경우 등, 기록물 제목이 명확하지 않으면 원하는 기록을 찾기 어렵고 불필요한 시간과 에너지를 낭비하게 됩니다. 반대로 제목을 붙이는 명확한 규칙이 있으면 기록물을 체계적으로 관리할 수 있고 누구든지 쉽게 기록물의 내용을 이해하고 빠르게 검색할 수 있습니다. 또한, 담당자가 바뀌더라도 기록물의 품질을 균일하게 유지할 수 있습니다. 마지막으로, 기록물 보존과 활용 측면에서도 아카이브 업무의 효율성을 크게 높여줍니다. 기록물 제목 기술 규칙은 아카이브 정책 수립의 시작이자, 더 많은 정책으로 확장할 수 있는 기반이 되기 때문입니다.
기록물에 제목 붙이기, 정답은 없다!
00연대, 000협회, 00학교, 000후원회, 000센터, 그리고 00네트워크… 각 아카이브가 다루는 기록물의 성격과 조직 운영 방식이 다르기 때문에, 제목을 붙이는 데 있어 특정한 ‘정답’은 존재하지 않습니다. 중요한 것은 내부 구성원부터 아카이브 이용자까지 누구나 쉽게 찾고 활용할 수 있는 기록의 ‘제목’을 만드는 것입니다. 여러 사람이 일관된 규칙을 명확하게 공유하고, 이를 통해 기록물의 제목을 체계적으로 정의할 수 있도록 규칙을 설정하고 활용하는 것이 중요합니다.
기록물의 제목을 이루는 구성요소
효과적으로 제목을 붙이기 위해서는 일관성을 유지하는 것이 중요합니다. 조직 내부에서 일관성만 지켜도 제목을 체계적으로 관리할 수 있기 때문입니다. 기록물 제목에 포함하면 좋은 몇 가지 구성 요소를 소개합니다. 제목의 요소들을 적절한 순서로 나열하는 것만으로도 제목을 손쉽게 정의할 수 있습니다.
- 날짜:
YYYYMMDD 형식으로 날짜를 기재하면 정렬과 최신 버전 파악에 용이합니다.- 프로젝트, 주제, 사건명: 프로젝트나 주제 이름을 넣어 주세요. 약어 또는 정식 명칭을 사용할 수 있으며, 구성원과 아카이브 이용자를 고려해 결정하면 좋습니다.
- 기록물 유형: 문서, 이미지, 회의록, 사진 등 자료의 형태를 나타냅니다. 같은 주제라도 다른 형태로 생산되는 경우가 많기 때문입니다.
- 버전, 고유번호: 변경사항을 식별할 수 있는 고유번호나 버전 정보를 추가합니다. 이는 여러 건으로 등록되는 동일한 기록물을 구분하는 데 유용합니다.
이 구성 요소들은 아카이브가 다루는 기록의 특성에 따라 순서를 바꾸거나 생략할 수 있으며, 조합에 따라 다양한 모양의 제목이 나올 수 있습니다. 이번에 소개한 요소들을 활용해서 보유한 기록물 제목을 정의해 보는 것은 어떨까요?
기록물 제목 기술 규칙의 예시
기록물 제목 기술 규칙이나 아카이브 정책을 담당자 한 명에게 수립하라고 하면, 막막함과 부담감이 앞서서 ‘이 일을 언제 다 하지?’ 하는 생각에 더 의욕이 떨어지기 마련입니다. 처음부터 완벽한 정책을 만들기보다, 아카이브에서 다루는 기록물의 특성을 고려해서 1~2문장씩 차근차근 규칙을 만들어 보는 건 어떨까요? 처음엔 짧고 간단한 문장이겠지만, 이러한 규칙들이 하나둘 모여 체계적인 기록물 제목 기술규칙과 아카이브 정책이 됩니다.
예를 들어, “날짜는 연도-월-일(YYYYMMDD) 형식으로 기재할 것”, “기록물 제목에 표기된 언어와 문자를 그대로 사용할 것” 같은 간단한 규칙부터 시작해보세요. 작은 문장부터 시작해 규칙을 쌓아가는 방식은 실무 담당자의 부담을 덜어주고, 실질적인 성과로도 나타날 수 있습니다. 간단한 규칙부터 하나씩 추가해 나가면, 자연스럽게 체계적인 기록물 관리가 가능해집니다.
기록물 제목 기술 규칙 예시:
- 기록물 제목에 표기된 언어와 문자를 그대로 사용
- 제목이 없는 경우, 기록물을 확인할 수 있는 내용 정보를 포함하여 제목 부여
- 사진: 이미 부여된 제목이 있는 경우 그대로 사용, 제목이 없는 경우 사진의 내용을 식별할 수 있는 인물, 사건, 주제 등의 정보를 조합해 제목 부여
제목 기술 규칙을 적용한 예시:
- 국립공원공단 웹진 2024 Vol.01
- (사)청파동맛집연구회 총회 회의록
- 관악산전망대 개소식 홍길동 사진01
제목 기술 규칙은 아카이브 정책의 시작
아카이브는 기록이 축적되고 적극적으로 활용될 때 비로소 그 힘을 발휘합니다. 만들어진 규칙대로 기록물 제목을 정의하고 끝나는 것이 아니라, 보유한 기록물의 주기적인 전수 조사를 통해 품질을 유지하는 것도 중요합니다. 새로운 규칙이 추가되거나 기존 규칙이 수정될 때에도 일관성을 유지하려면, 정기적인 점검과 관리가 필요합니다. 잘 만들어진 제목 기술규칙은 단순히 기록물의 제목을 통일하는 것을 넘어서 체계적인 아카이브 정책의 출발점이 됩니다. 작은 규칙에서 시작해, 아카이브의 품질을 지속적으로 높여 나가는 것이야말로 성공적인 아카이브 관리의 핵심입니다. 좋은 아카이브를 만드는 여정에 아카이브센터가 함께하겠습니다!